Externaliser ses livraisons ou gérer sa propre flotte : que choisir ?
Lorsqu’une entreprise commence à effectuer régulièrement des livraisons, une question finit souvent par se poser : faut-il acheter ou louer ses propres véhicules, engager des chauffeurs et gérer les transports en interne, ou externaliser ses livraisons auprès d’un partenaire spécialisé ?
À première vue, disposer de sa propre flotte peut sembler offrir davantage de contrôle. À l’inverse, externaliser permet d’éviter une partie des coûts et des contraintes liés aux véhicules et aux chauffeurs.
En réalité, il n’existe pas une solution adaptée à toutes les entreprises.
La fréquence des livraisons, les distances parcourues, le nombre de destinations, les variations d’activité et les ressources disponibles en interne doivent être analysés avant de choisir entre flotte interne, livraison externalisée ou organisation hybride.
Que signifie gérer ses livraisons en interne ?
Gérer ses livraisons en interne signifie que l’entreprise prend elle-même en charge tout ou partie de son organisation logistique.
Elle doit notamment disposer :
- d’un ou plusieurs véhicules ;
- de chauffeurs ou collaborateurs disponibles ;
- d’une organisation des tournées ;
- d’un suivi des véhicules ;
- d’une gestion des absences ;
- d’une solution en cas de panne ;
- du temps nécessaire à la coordination des transports.
Pour certaines entreprises disposant d’un volume important et stable de livraisons, cette organisation peut parfaitement fonctionner.
Mais le coût réel doit être évalué dans son ensemble.
Que signifie externaliser ses livraisons ?
Externaliser consiste à confier tout ou partie des transports à un prestataire externe.
L’entreprise conserve la gestion de son activité, de ses marchandises et de ses clients, mais elle n’a plus nécessairement besoin d’organiser elle-même les véhicules et les chauffeurs nécessaires à chaque transport.
L’externalisation peut concerner différentes situations :
- une tournée quotidienne ;
- plusieurs tournées par semaine ;
- des livraisons ponctuelles ;
- des demandes express ;
- des livraisons le jour même ;
- des livraisons prévues pour le lendemain ;
- des périodes de forte activité.
Il n’est donc pas nécessaire d’externaliser l’intégralité de ses transports.
Une entreprise peut choisir précisément les flux qu’elle souhaite confier à un partenaire.
Quels sont les avantages d’une flotte interne ?
Posséder ses propres véhicules présente plusieurs avantages.
Un contrôle direct sur les opérations
L’entreprise gère directement ses chauffeurs, ses véhicules et ses priorités.
Lorsqu’une modification doit être apportée à une tournée, la décision peut être prise en interne.
Cette proximité peut être particulièrement intéressante lorsque le transport constitue une partie centrale de l’activité.
Des véhicules disponibles pour l’entreprise
Lorsque les véhicules sont présents sur le site, ils peuvent être utilisés selon les besoins de l’organisation.
Cela peut être utile lorsque les volumes sont élevés et relativement constants.
Une intégration complète aux opérations
Les chauffeurs internes connaissent généralement bien les produits, les clients et les procédures de l’entreprise.
Pour certaines activités très spécifiques, cette connaissance peut représenter un avantage important.
Quelles sont les contraintes d’une flotte interne ?
Le contrôle apporté par une flotte propre s’accompagne également de responsabilités.
Le coût des véhicules
Acheter un véhicule nécessite un investissement.
Le leasing ou la location permettent de répartir le coût, mais représentent toujours une dépense fixe.
À cela s’ajoutent notamment :
- les assurances ;
- le carburant ;
- l’entretien ;
- les pneus ;
- les réparations ;
- les taxes ;
- les périodes d’immobilisation.
Un véhicule coûte également lorsqu’il ne roule pas.
La gestion des chauffeurs
Une tournée ne dépend pas uniquement d’un véhicule.
Il faut également une personne disponible pour conduire.
Congés, maladie ou départ d’un collaborateur peuvent nécessiter rapidement une solution de remplacement.
Lorsque les livraisons sont effectuées par des employés dont ce n’est pas la fonction principale, une autre question apparaît : combien coûte réellement le temps passé sur la route ?
Les variations d’activité
Une flotte dimensionnée pour une période calme peut devenir insuffisante lorsque l’activité augmente.
À l’inverse, des véhicules prévus pour les périodes chargées peuvent rester partiellement inutilisés le reste du temps.
Cette variation constitue l’une des principales difficultés d’une organisation entièrement interne.
Quels sont les avantages d’externaliser ses livraisons ?
Externaliser permet avant tout de transférer une partie des contraintes opérationnelles.
Éviter certains investissements
L’entreprise n’a pas nécessairement besoin d’acheter un véhicule supplémentaire simplement parce qu’une nouvelle tournée apparaît.
Elle peut commencer par externaliser le transport et adapter ensuite son organisation si les volumes évoluent.
Libérer les équipes internes
Un collaborateur qui passe plusieurs heures au volant n’effectue pas son activité principale pendant ce temps.
Pour un magasinier, un vendeur, un technicien ou un responsable, cette absence peut représenter un coût indirect important.
Externaliser permet de conserver ces ressources au sein de l’entreprise.
Adapter les transports aux besoins
Les besoins peuvent évoluer selon les jours et les périodes.
Une entreprise peut avoir besoin de deux tournées certains jours et d’une seule à d’autres moments.
Une organisation externalisée peut apporter davantage de flexibilité lorsque les volumes ne sont pas constants.
Simplifier les besoins ponctuels
Une entreprise peut disposer d’une organisation parfaitement adaptée à ses flux habituels et néanmoins recevoir une demande exceptionnelle.
Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de modifier toute son organisation interne.
Une solution ponctuelle peut compléter le dispositif existant.
Découvrez les différentes [solutions de livraison → LIEN VERS LA PAGE SOLUTIONS] disponibles selon le délai et la fréquence de vos transports.
Externaliser coûte-t-il plus cher qu’une flotte interne ?
Comparer les deux solutions uniquement sur le prix d’une livraison serait trompeur.
Pour connaître le coût d’une flotte interne, il faut calculer le coût complet.
Prenons un exemple simplifié.
Une entreprise utilise une camionnette pour ses livraisons. Elle doit prendre en compte son financement ou sa location, l’assurance, le carburant, l’entretien, les réparations et le temps du chauffeur.
Il faut ensuite rapporter ce coût au nombre réel d’heures ou de kilomètres pendant lesquels le véhicule est utile.
Si la camionnette n’est utilisée que quelques heures par jour, le coût par livraison peut être sensiblement différent de ce que laisse penser le seul coût du carburant.
À l’inverse, une entreprise utilisant un véhicule à pleine capacité toute la journée peut trouver une flotte interne économiquement pertinente.
La réponse dépend donc avant tout du taux d’utilisation réel de la flotte.
Comment calculer le coût réel de sa flotte ?
Avant de prendre une décision, une entreprise peut commencer par additionner ses principaux coûts annuels.
Les coûts du véhicule
Financement ou leasing, assurance, entretien, réparations, pneus, taxes et carburant.
Le coût du personnel
Salaire, charges et temps réellement consacré aux livraisons.
Le coût de gestion
Il faut également prendre en compte le temps consacré à organiser les tournées, gérer les véhicules et résoudre les problèmes opérationnels.
Les kilomètres à vide
Tous les kilomètres parcourus ne génèrent pas directement une livraison.
Les retours au dépôt et déplacements entre différentes zones doivent également être intégrés au calcul.
Les périodes d’inactivité
Un véhicule peut rester inutilisé plusieurs heures par jour ou certains jours de la semaine.
Ses coûts fixes continuent pourtant d’exister.
Une fois ces éléments réunis, il devient beaucoup plus pertinent de comparer l’organisation interne avec une solution externalisée.
Quand une flotte interne est-elle intéressante ?
Une flotte interne peut être pertinente lorsque les besoins sont importants, réguliers et prévisibles.
Par exemple, une entreprise disposant de plusieurs véhicules utilisés toute la journée sur des parcours relativement stables peut avoir intérêt à conserver cette organisation.
Elle peut également être justifiée lorsque les marchandises nécessitent des véhicules ou des compétences extrêmement spécifiques.
L’objectif n’est donc pas de considérer l’externalisation comme systématiquement supérieure.
Il s’agit de déterminer quelle organisation utilise le mieux les ressources de l’entreprise.
Quand externaliser devient-il intéressant ?
Plusieurs situations peuvent justifier d’étudier l’externalisation :
- les mêmes livraisons reviennent chaque semaine ;
- un collaborateur quitte régulièrement son poste pour effectuer les transports ;
- un véhicule reste inutilisé une partie importante du temps ;
- les volumes varient fortement ;
- une nouvelle tournée nécessite l’achat d’un véhicule ;
- l’entreprise manque de chauffeurs ;
- l’organisation des livraisons devient chronophage ;
- les demandes urgentes perturbent régulièrement les tournées existantes.
Lorsque plusieurs de ces situations apparaissent, comparer le coût et l’organisation des deux modèles peut être particulièrement utile.
Et si la meilleure solution était hybride ?
Il n’est pas obligatoire de choisir entre 100 % interne et 100 % externalisé.
Pour de nombreuses entreprises, une organisation hybride peut être plus adaptée.
Une entreprise peut conserver en interne une tournée quotidienne parfaitement stable et externaliser les transports plus variables.
Elle peut également conserver ses livraisons locales et confier les trajets plus longs à un partenaire.
Autre possibilité : utiliser sa flotte pour les opérations habituelles et externaliser les pics d’activité ou les demandes urgentes.
Cette approche permet de conserver les avantages d’une organisation interne tout en bénéficiant de davantage de flexibilité.
Externaliser ses tournées régulières
Les tournées constituent un cas particulièrement intéressant.
Lorsque les mêmes clients doivent être desservis chaque semaine, il devient possible de définir précisément les points de passage, les fréquences et les horaires.
La tournée peut alors être confiée à un partenaire selon une organisation récurrente.
Si vous souhaitez approfondir cette possibilité, consultez notre article Livraison récurrente : pourquoi externaliser vos tournées régulières ?.
Vous pouvez également découvrir directement notre service Tournées de livraison.
Externaliser une flotte ne signifie pas perdre le contrôle
La crainte de perdre la maîtrise des opérations peut freiner certaines entreprises.
Mais externaliser ne signifie pas nécessairement abandonner l’organisation.
L’entreprise continue à définir ses besoins :
- destinations ;
- fréquences ;
- horaires ;
- contraintes ;
- priorités.
Le prestataire prend ensuite en charge l’exécution du transport selon l’organisation convenue.
Une communication claire entre les deux parties reste donc essentielle.
Une solution particulièrement intéressante pour les PME
Pour une PME, constituer une flotte représente un investissement important.
Un seul véhicule implique déjà des coûts fixes et une organisation.
Lorsque les besoins augmentent, ajouter un deuxième véhicule signifie également prévoir davantage de capacité humaine et financière.
L’externalisation permet dans certains cas de développer progressivement les capacités de livraison sans devoir dimensionner immédiatement une flotte pour le volume maximal envisagé.
Elle peut donc accompagner la croissance de l’entreprise.
Flotte interne ou externalisation dans le Brabant wallon ?
Les entreprises du Brabant wallon peuvent avoir des besoins très différents.
Certaines effectuent principalement des trajets locaux entre Wavre, Ottignies-Louvain-la-Neuve, Waterloo ou Nivelles.
D’autres doivent régulièrement rejoindre Bruxelles ou effectuer des livraisons dans différentes régions du pays.
Plus les destinations se multiplient, plus il devient pertinent d’analyser les kilomètres parcourus et le temps consacré aux transports.
Basée à Wavre, BELGA DELIVERY accompagne les entreprises du Brabant wallon dans l’organisation de leurs livraisons tout en opérant dans l’ensemble de la Belgique.
Pour les entreprises de la région, notre guide Service de livraison à Wavre et dans le Brabant wallon : quelle solution pour votre entreprise ? présente également les différentes possibilités selon les besoins.
Comment prendre la bonne décision ?
Avant d’acheter un nouveau véhicule ou d’externaliser une tournée, commencez par analyser votre situation actuelle.
Combien de livraisons effectuez-vous chaque semaine ?
Combien d’heures vos véhicules roulent-ils réellement ?
Combien de kilomètres sont parcourus à vide ?
Quel est le coût annuel complet de chaque véhicule ?
Combien de temps vos collaborateurs consacrent-ils aux livraisons ?
Vos volumes sont-ils stables ou variables ?
Avez-vous régulièrement besoin d’une capacité supplémentaire ?
Ces données permettent de comparer les différentes solutions sur une base beaucoup plus objective.
Externaliser ou conserver sa flotte : une décision propre à chaque entreprise
Il n’existe pas de réponse universelle.
Une flotte interne peut être particulièrement efficace lorsque les volumes sont importants, stables et suffisamment élevés pour utiliser pleinement les véhicules.
Externaliser ses livraisons peut apporter davantage de flexibilité lorsque les volumes fluctuent, lorsque les transports mobilisent inutilement les équipes ou lorsqu’une entreprise souhaite éviter d’investir dans une capacité supplémentaire.
Et dans de nombreux cas, une combinaison des deux peut être la solution la plus pertinente.
BELGA DELIVERY accompagne les entreprises dans l’organisation de leurs livraisons professionnelles, depuis le Brabant wallon et dans toute la Belgique.
Vous souhaitez comparer votre organisation actuelle avec une solution externalisée ?
Contactez BELGA DELIVERY en nous indiquant vos principales destinations, vos fréquences et votre organisation actuelle. Nous pourrons analyser votre besoin et étudier une solution adaptée.
